Que faut-il savoir pour organiser une Canvention?

La fonction principale de la Canvention est le sélectionnement et la présentation des prix annuels de l’Association Canadienne de la Science-Fiction et du Fantastique (Prix Aurora Awards). L’autre fonction est de tenir la réunion d’affaires annuelle de l'ACSFF. Tout autre chose est facultative. Quelques Canventions offrent un “Banquet Canvention” où sont présentés les Auroras.

 

Qui peut se proposer comme hôte ?

N’importe quel organisme, de préférence un congrès SF canadien, peut se proposer comme hôte. (En 1994, c’est SF Canada, l’Association des Auteur(e) Canadien(ne)s de la Science-Fiction et du Fantastique, qui s'est proposé comme hôte des Auroras.)

Il y a pourtant des restrictions. On divise le Canada entre 2 zones, avec la frontière Manitoba-Ontario comme ligne de division. Lors des discussions des demandes à la réunion d’affaires de la Canvention, les demandes venant de la zone opposée ont la priorité dans la considération. S’il n’y a pas de demandes venant de la zone opposée, la considération s’ouvre à toutes les demandes proposées. S’il n’y a pas de demande lors de la réunion, un sous-comité se charge de trouver un congrès hôte.

 

Qu'est-ce qu'il faut pour faire une demande?

Au minimum, l'ACSFF requiert le nom de l’organisme qui fait la demande, une personne à contacter, ainsi que l’endroit et les dates proposées.

D’autres renseignements souhaités des congrès qui se proposent comprendront une brève description du congrès (tels le lieu, les invités et pourquoi ils désirent être l’hôte de la Canvention). Les addresses de contact (poste et électronique) et informations d'inscriptions sont toujours appréciées.

 

Combien en coûte-t-il pour présenter les Prix Auroras ?

Ce qui suit indique les frais de la sélection et de la présentation des Prix Aurora. Il n’y a pas de soutien gouvernemental; tout soutien se dérive des fans/des congrès. Des subventions d’entreprises privées ont été organisées quelques années (mais c’est à l’organisme hôte de poursuivre cette possibilité). Les chiffres approximées qui suivent se basent sur des données des années 1992-2003.

DÉPENSES:

Coûts approximatifs [variance]

1. Bulletins de mise en candidature et listes d’eligibilité

(a) Imprimerie
- bulletins de mise en candidature (1 page * 400 copies) ... $15.00 [ $0-$30]
- listes d’eligibilité (courrier électronique/site web) ... 0.00 [ $0-$40]
(b) Liste d’adresses Aurora (frais de poste)
[approx 100; les autres par courrier électronique] ... $55.00 [ $0-$60]
(c) distribution aux fanzines et en librairie
des copies originales des bulletins à reproduire... $10.00 [ $5-$20]
(Note: Depuis plusieurs années déjà, la distribution dépend du courrier électronique et du site web Aurora, et tout ce qui s’envoie via la liste d’adresse au congrès hôte. Donc, en pratique cette section a eu pour budget $0.)

2. Notification des candidats

$5.00 [ $0-$30]
(En 2003, 95% des candidats ont été notifié par courriel.)

3. Bulletin de vote

(a) imprimerie (2 pages * 500 copies) ... $30.00 [ $5-$50]
(b) liste d’adresses Aurora (frais de poste) ... $50.00 [ $0-$60]
(c) autres moyens de distribution ... $20.00 [$5-$30]
(Note: Une partie de l’imprimerie et de la distribution peuvent se combiner avec les efforts RP du congrès. En pratique, depuis plusieurs années, aucun courrier n’a été envoyé à la liste d’adresses Aurora (juste par courriel et des groupes/listes). Donc, approximativement $20.)

4. Trophées

Quantité minimum: 10. Mais, plusieurs années il en faut 11 à cause de prix ex aequo. Franklyn Johnson (de l’Alberta) produit la trophée actuelle et son dernier tarif était de $600 pour 10. Il lui faut un paiement à l’avance à cause de l’achat du métal pour la fabrication des trophées.
(a) coût des 10 trophées (avec frais de poste) ... $600.00 [$600-$660]
(b) gravure—cela dépend d’année en année à cause de la variation du numéro de lettres du nom de chaque lauréat. Pour 11 des 12 dernières années (1992-2003) on a fait la demande auprès du même graveur et les coûts se rangent entre $106-$136.
Le tarif actuel est de:
15 cents par lettre et $2 par plaque. ... $120.00 [$105-$140]

5. Cérémonie de présentation des prix

Cela peut se faire sans coûts supplémenatires sur les lieux déjà alloués pour le congrès. Quelques années le congrès hôte a associé le banquet avec la présentation des prix ou avec une fête à but de “rencontrer les nominés,” mais cela est tout à fait facultatif. 0.00 [ $0-$100+]
6. Réunion d’affaires de la Canvention
Cela peut se faire sans coûts supplémenatires sur les lieux déjà alloués pour le congrès. On a besoin d’une salle de réunion pour un minimum d’une heure (deux heures sont recommandées). 0.00 [*]

7. Après

(a) distribution d’informations aux médias (courriel pour la plupart) ... 0.00 [ $0-$20]
(b) envoi de trophées non-reçues en personne (cela varie beaucoup d’année en année), comptez sur au moins deux prix. Si vous faites vous-même l’emballage, via UPS (service non-aérien). $25.00 [ $0-$70]
(c) envoi de paquets à la cotisation de soutien (Supporting membership) ... $5.00 [ $0-$10]
(sur l’assomption que vous en avez)

Dépenses totales ..... $935.00 [$730-$1320]

(se servant des prix de 2001-2003) ..... $775.00

Revenus

Estimées Revenus [variance]

1. Revenu de vote

Ceci est très difficile à prédire. 140-150 de bulletins représenteront une année moyenne.
1997: 121 d’électeurs @ $5, 7 de soutenants @ $10 ... $ 675.
1998: 111 d’électeurs @ $5, 5 de soutenants @ $10 ... $ 605. (*)
2002: 230 d’électeurs @ $5, 9 de soutenants @ $10 ... $1320.
2003: 50 d’électeurs @ $10, 100 avec abonnement .. ?? (*)
(a) 142 électeurs @ $5 ... 710.00 [550-1220]
(b) 8 membres de soutien @ $10 ... 80.00 [ 50- 100]
Notez: On doit considérer la possibilité d’augmenter le tarif de vote à $6. Le nombre d’électeurs pourrait souffrir d’une baisse, mais 130 @ $6 fait $780.

2. Mécénat d’entreprises privées  

(lors des congrès passés $0-$850) ... 0.00 [ 0-? ]

3. Cotisation supplémenataire du congrès.

I y aura des gens qui assistent au congrès à cause de la présence de la Canvention/Prix Aurora. Cela dépend du lieu, de la publicité, etc (10-40 people) ... 0.00 [ 0-? ]

Revenus (total) ....... 790.00 [600-1320]

RÉSUMÉ:

Un budget serré et de la publicité qui convainc les gens de voter sont les clés au succès du congrès hôte.

(*) – chiffres sans garantie d’exactitude, mais assez proches des chiffres réelles

Version: 2004.3.05